E-Mails mit steuerlichem Bezug sind aufzubewahren und können in einer Außenprüfung vom Finanzamt verlangt werden. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden. Zugleich zieht er der Finanzverwaltung eine klare Grenze: Ein pauschales „Gesamtjournal" über sämtliche E-Mails darf sie nicht fordern.
Finanzamt fordert kompletten E-Mail-Verkehr
Bei einer Außenprüfung sollte eine GmbH ihre E-Mail-Korrespondenz zu konzerninternen Vereinbarungen und Verrechnungspreisen offenlegen. Das Finanzamt verlangte dafür ein vollständiges Journal über den gesamten E-Mail-Verkehr, unabhängig vom Inhalt. Dagegen wehrte sich das Unternehmen.
Steuerlicher Bezug entscheidet über Vorlagepflicht
Maßgeblich ist der steuerliche Inhalt einer Nachricht. E-Mails, die Geschäfte vorbereiten, dokumentieren oder abwickeln, gelten als Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne des § 147 AO. Sie sind aufzubewahren und auf ein hinreichend bestimmtes Verlangen hin vorzulegen. Für digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen gilt das ebenso.
Ein Gesamtjournal über den kompletten Schriftverkehr geht dem Gericht zu weit. Es würde auch Nachrichten ohne steuerlichen Bezug erfassen und müsste eigens erstellt werden. Dafür fehlt die Rechtsgrundlage.
Wichtig für die Praxis ist das sogenannte Erstqualifikationsrecht: Das Unternehmen entscheidet selbst, welche E-Mails steuerlich relevant sind und vorgelegt werden. Das schafft Spielraum, setzt aber saubere Prozesse voraus. Wer nachlässig archiviert oder auswählt, trägt das Risiko.
Prüfungssichere E-Mail-Archivierung
Steuerlich relevante E-Mails gehören in eine geordnete, nachvollziehbare Archivierung. Legen Sie fest, wer im Unternehmen entscheidet, welche Korrespondenz aufzubewahren ist, und sorgen Sie dafür, dass sich diese Unterlagen im Prüfungsfall gezielt herausziehen lassen. Gerade bei Verrechnungspreisen lohnt der Blick auf die eigenen Abläufe.
Sie möchten Ihre Archivierung prüfen oder bereiten sich auf eine Betriebsprüfung vor? Sprechen Sie uns an. Sie erreichen uns telefonisch unter 0221/67 00 99 0 oder per E-Mail unter kontakt@shg-tax.com.
Quelle: BFH, Beschluss vom 30. April 2025, Az. XI R 15/23.
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